Politique de confidentialité

Charte sur le respect de la vie privée de Flitdesk

Date de dernière mise à jour : 01 février 2018

Nos règles de confidentialité vous permettront de comprendre les informations que nous recueillons chez Norbert Tech, la façon dont nous les utilisons et les choix qui sont les vôtres. Nous utilisons les termes « Norbert », « nous », « notre » de manière interchangeable dans la présente charte, pour nous référer à Norbert Tech SAS, l’entreprise qui fournit les services. Lorsque nous parlons de « services » dans la présente politique, nous nous référons à notre site web http://www.flitdesk.com/, nos outils de gestion des espaces de travail. Nos Services sont actuellement disponibles pour une utilisation à partir d’un navigateur Web ou des applications spécifiques à votre appareil mobile ou de bureau, comme indiquez sur notre site.

La présente charte sur le respect de la vie privée (la « Charte ») a pour objectif de formaliser notre engagement quant au respect de la vie privée des utilisateurs de Flit.

La Charte est régie par les Conditions Générales d’Utilisation. Tous les termes en majuscules non-définis dans la présente Charte sont définis dans les Conditions Générales d’Utilisation. Pour davantage d’informations sur les Conditions Générales d’Utilisation, veuillez lire attentivement ces Conditions Générales sur www.flitdesk.com/terms.

Une donnée à caractère personnel désigne toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique (les « Données Personnelles »). Nous collectons et traitons des Données Personnelles dans le cadre de nos Services exclusivement, en stricte conformité avec la loi « informatique et libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Les données collectées sont indispensables à ces traitements. Il ne vous sera jamais demandé de renseigner des Données Personnelles dites « sensibles », telles que vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, philosophiques ou religieuses.

En vous enregistrant sur le Site, vous nous autorisez à traiter vos Données Personnelles conformément à la Charte. Si vous refusez les termes de cette Charte, veuillez vous abstenir d’utiliser le Site internet.

Renseignements que nous recueillons et recevons

1.Données client

Le contenu et les données fournies par les utilisateurs aux services sont ainsi dénommés dans la présente politique : « Données client ». Comme il vous le sera expliqué ci-dessous, les données client sont contrôlées par l’organisation ou par un autre tiers ayant créé l’équipe (le « client »). Lorsque Norbert Tech recueille ou traite les données du client, il le fait en le nom du client.

Si vous rejoignez une équipe et créez un compte d’utilisateur, vous êtes un « utilisateur », comme expliqué dans les Conditions d’utilisation. Si vous utilisez les services par l’invitation d’un client, que celui-ci soit votre employeur, une autre organisation ou un particulier, ce client détermine ses propres politiques en matière de stockage, d’accès, de modification, de suppression, de partage et de la rétention des données de clients qui peuvent s’appliquer à votre utilisation des Services. Merci de vérifier avec le client les politiques et les paramètres en place.

2.Autres informations

Norbert Tech peut également recueillir et recevoir les informations suivantes :

Informations à fournir lors de la création d’un compte. Lors de la création d’un compte, les utilisateurs peuvent fournir des informations comme : une adresse e-mail, un numéro de téléphone et un mot de passe.

Informations sur la configuration d’une équipe. Lorsqu’un client crée une équipe en utilisant les services, nous recueillons une adresse e-mail, un nom d’équipe, les détails de domaine, un nom d’utilisateur pour la configuration individuelle de l’équipe et un mot de passe. Nous pouvons également être amenés à recueillir des informations de contact des administrateurs de l’équipe comme leur adresse e-mail.

Facturation et autres informations. Dans le but de permettre le bon fonctionnement des services de traitement des paiements et, le cas échéant, de livraison de produits ou services, nos sociétés affiliées et nos processeurs de paiement tiers peuvent collecter et stocker pour nous des informations de facturation, adresse et carte de crédit ou nous pouvons le faire nous-mêmes. Pour régler votre achat, vous devez fournir votre nom, prénom, adresse postale, adresse email, pays ainsi que vos coordonnées de paiement, c’est-à-dire le numéro de votre carte de paiement, le nom du titulaire de la carte, la date de validité et les codes de sécurité, afin de procéder au traitement de votre règlement. Il peut également vous être demandé de fournir le nom de votre opérateur télécom, le modèle de votre téléphone portable et un numéro de portable valide afin de pouvoir fournir les instructions d’achat directement à travers votre téléphone mobile. Nous conservons les détails de vos paiements, ainsi que les détails des achats que vous effectuez. Le détail des transactions est conservé soit dans nos systèmes soit chez le prestataire externe. Cette conservation est effectuée à des fins internes, notamment pour la comptabilité, la conformité et à des fins juridiques.

Informations sur l’utilisation des services. Il s’agit des informations sur la façon dont vous accédez et utilisez les services. Notamment des communications administratives et d’assistance avec nous et des informations sur les équipes, les lieux, les espaces, les personnes, les caractéristiques, le contenu et les liens avec lesquels vous interagissez et quelles intégrations d’un tiers vous utilisez (le cas échéant).

Informations de contact. Lors de l’utilisation des services, toute information de contact que vous choisissez d’importer est recueillie (par exemple, le carnet d’adresses d’un appareil) avec votre autorisation.

Registre des données. Lorsque vous utilisez les services, nos serveurs enregistrent automatiquement les informations, y compris celles que votre navigateur envoie à chaque fois que vous vous rendez sur un site Web ou celles que votre application mobile envoie pendant son utilisation. Ces registres de données peuvent inclure votre adresse de protocole Internet, l’adresse de la page Web à laquelle vous avez accédé avant d’utiliser les services, votre type de navigateur et les paramètres, la date et l’heure de votre utilisation des services, vos préférences d’utilisation (en matière de réservation d’espaces, de demandes d’interventions), des informations sur votre configuration de navigateur et vos modules d’extension, des préférences linguistiques et des données de cookies (voir le paragraphe dédié au cookies ci-après).

Informations de l’appareil. Nous pouvons recueillir des informations sur l’appareil que vous utilisez, y compris le type d’appareil dont il s’agit, ses paramètres, le système d’exploitation utilisé, les identifiants des applications, les identifiants des appareils uniques et les données d’arrêt. Le fait de recueillir toutes ou une partie des informations diffère souvent selon le type d’appareil que vous utilisez et ses paramètres.

Informations de géo-localisation. La localisation GPS précise depuis des appareils mobiles n’est recueillie qu’avec votre autorisation. Vos adresses WIFI et IP provenant de votre navigateur ou de votre appareil peuvent être utilisées pour déterminer votre emplacement approximatif et proposer des résultats de recherche géographique les plus précis possibles pour votre confort. Votre localisation GPS n’est pas communiquée à l’administrateur des équipes auxquelles vous appartenez, à d’autres utilisateurs, ni à un service tiers, sans votre consentement préalable. Il vous appartient de juger si le partage de cette information vous est utile.

Services d’intégrations. Si lorsque vous utilisez les services, vous intégrez un service de tierce partie, nous connecterons ce service au nôtre. Le fournisseur tiers de l’intégration peut partager certains renseignements concernant votre compte avec Norbert Tech. Toutefois, nous ne recevons ni ne gardons vos mots de passe pour aucun de ces services de tiers.

Données de tiers. Norbert Tech peut également recevoir des informations de la part d’affiliés dans notre groupe d’entreprises, de nos partenaires ou autres, que nous utilisons pour rendre nos propres informations meilleures ou plus utiles. Il peut s’agir d’informations agrégées, comme pour définir quelle adresse IP correspond à une adresse postale. Il peut s’agir d’informations plus précises, comme le succès qu’a obtenu une campagne de commercialisation ou d’e-mails effectuée en ligne.

Données des visiteurs. Norbert Tech est amené à collecter pour le compte d’un client des données sur les visiteurs d’un lieu de travail, sans que ceux-ci ne créent de compte utilisateur, telles que le Nom, le Prénom, la Société, la personne visitée, la date et l’heure d’arrivée et de sortie et une photographie (le cas échéant), un accord de confidentialité. Le client détermine ses propres politiques en matière d’accès à ses lieux et espaces de travail, de stockage, d’accès, de modification, de suppression, de partage et de la rétention des données des visiteurs, merci de vérifier avec le client les politiques et les paramètres en place.

Données agrégées ou rendues anonymes. Nous utilisons et mettons à disposition d’un client des données qui sont agrégées ou rendues anonymes, de telle sorte qu’elles ne soient plus associées à un utilisateur identifiable. Il appartient à un client d’autoriser le partage de ces données avec une équipe ou une organisation tierces.

Comment utilisons-nous vos informations ?

Nous utilisons vos informations pour fournir et améliorer nos services.

1.Données client

Norbert Tech peut accéder aux données client et les utiliser si nécessaire d’une manière raisonnable et conformément aux instructions du client pour (a) fournir, maintenir et améliorer les services ; (b) prévenir ou s’occuper du service, de la sécurité, des problèmes techniques ou à la demande d’un client devant faire appel au service client ; (c) comme requis par la loi ou permis par la politique de demande de données et (d) comme prévu par notre accord avec le client ou expressément autorisé par celui-ci par écrit.

2.Autres informations

Nous utilisons d’autres types d’informations pour la prestation de services. Spécifiquement :

  • Pour comprendre et améliorer nos services. Nous menons des recherches et analysons les tendances pour mieux comprendre la façon dont les utilisateurs recourent à nos services et la façon dont nous pouvons les améliorer.
  • Pour communiquer avec vous :
  • En répondant à vos demandes. Si vous rencontrez un problème ou avez une question, nous utiliserons vos informations pour y répondre.
  • En envoyant des e-mails et des messages. Nous pouvons vous envoyer des messages et des e-mails administratifs et de service. Nous pouvons également vous contacter pour vous informer des changements dans nos services, nos offres de services et d’importants avis de service connexes, comme des alertes de sécurité et de fraude. Ces e-mails et messages sont considérés comme faisant partie des services et vous ne pourrez pas les désactiver. De plus, nous envoyons parfois des e-mails concernant de nouvelles fonctionnalités de produits ou autres nouvelles au sujet de Norbert Tech. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
  • Gestion de compte et facturation. Nous utilisons les données de compte pour administrer les comptes et faire le suivi de la facturation et des paiements.
  • Communication et commercialisation. Nous avons souvent besoin de communiquer avec vous pour établir des factures, gérer des comptes et d’autres activités similaires. Il se peut que nous utilisions vos informations de contact pour nos objectifs de commercialisation ou de publicité. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
  • Enquêter pour empêcher que des problèmes surgissent. Nous nous efforçons de garder les services sûrs et d’empêcher les abus et les fraudes.

Cette politique ne vise pas à limiter ce que nous faisons avec les données qui sont agrégées ou rendues anonymes, ainsi elles ne sont plus associées à un utilisateur identifiable.

Vos choix

1.Données client

Le client nous donne des instructions pour le traitement de ses données. Le client a une variété de choix et peut contrôler le traitement de ses données. Il peut par exemple autoriser ou refuser l’accès aux services, activer ou désactiver les intégrations de tierces parties, gérer les paramètres d’autorisation, de conservation et d’exportation, transférer ou assigner des équipes, lieux, espaces de travail, demandes d’intervention, partager des lieux ou consolider des espaces, avec d’autres espaces. Puisque ces choix et instructions peuvent entraîner l’accès, l’utilisation, la publication, la modification ou la suppression de toutes ou d’une partie des données client, veuillez vous assurer d’avoir bien compris les implications de ces choix.

2.Autres informations

Si vous avez des questions sur vos données, leur utilisation ou vos droits concernant ce qui a été mentionné précédemment, merci de nous contacter à hello@flitdesk.com.

3.Autres choix

En outre, le navigateur que vous utilisez peut vous fournir la possibilité de contrôler les témoins ou autres types de stockage de données locales. Votre appareil mobile peut vous offrir des choix pour savoir si vos données de localisation ou autres sont collectées et partagées et de quelle manière. Norbert Tech ne contrôle pas ces choix ni les paramètres par défaut qui sont fournis par les fabricants de votre navigateur ou du système d’exploitation de votre appareil mobile.

Partage et divulgation

Il arrive que les informations décrites dans ces règles de confidentialité soient partagées par Norbert Tech. Cette section traite uniquement de la façon dont Norbert Tech pourrait partager ces informations. Les clients déterminent leurs propres politiques en ce qui concerne le partage et la divulgation de leurs données. Norbert Tech ne contrôle pas la façon dont les clients ou leurs tiers choisissent de partager ou de divulguer des données client.

Aucun transfert de Données Personnelles n’est réalisé hors de l’Union Européenne.

1.Données client

Norbert Tech pourrait communiquer les données client conformément à notre accord avec celui-ci et à ses instructions, y compris :

Avec les fournisseurs de services tiers et les agents. Nous pourrions engager des sociétés tierces ou des individus pour traiter les données client. Avec des sociétés affiliées. Nous pourrions engager des filiales dans notre groupe de sociétés afin de traiter les données client. Avec des intégrations de tiers. Norbert Tech pourrait, agissant pour le compte de notre client, communiquer des données client au fournisseur d’une intégration ajoutée par le client. Norbert Tech n’est pas responsable de la façon dont le fournisseur d’une intégration peut recueillir, utiliser ou communiquer à autrui des données client.

2.Autres informations

Norbert Tech peut communiquer d’autres informations comme suit :

Sur vous au client. Il peut arriver que vous contactiez Norbert Tech pour résoudre un problème spécifique à un espace de travail dont vous êtes membre. Afin d’aider à résoudre le problème et compte tenu de nos relations avec notre client, nous pourrions communiquer vos préoccupations à notre client. Avec les fournisseurs de services tiers et les agents. Nous pourrions engager des sociétés tierces ou des individus, tels que des processeurs de paiement tiers, pour traiter les informations en notre nom. Avec des sociétés affiliées. Nous pourrions engager des filiales dans notre groupe de sociétés pour traiter d’autres informations.

3.Autres types de divulgation

Norbert Tech pourrait communiquer ou divulguer des données client et autres informations comme suit :

Lors de changements dans la structure de notre entreprise. Si nous nous engageons dans une fusion, une acquisition, une faillite, une dissolution, une réorganisation, une vente de tous ou d’une partie des actifs de Norbert Tech. Mais aussi dans un financement, une acquisition de la totalité ou d’une partie de nos activités, une opération similaire, une procédure ou des étapes en prévision de ces activités (par exemple un audit préalable). Se conformer aux lois. Nous pouvons être amené à divulguer des Données Personnelles aux autorités administratives ou judiciaires lorsque leur divulgation est nécessaire à l’identification, l’interpellation ou la poursuite en justice de tout individu susceptible de porter préjudice à nos droits, ou aux droits de tout autre utilisateur ou d’un tiers. Nous pouvons enfin être légalement tenu de divulguer des Données Personnelles et ne pouvons dans ce cas nous y opposer. Pour faire valoir nos droits, prévenir la fraude et pour assurer la sécurité. Pour protéger et défendre nos droits, notre propriété ou notre sécurité et ceux des tiers, y compris faire valoir des contrats ou politiques, ou dans le cadre d’enquêtes et pour prévenir la fraude. Nous pouvons divulguer ou utiliser les informations agrégées ou dépersonnalisées à toutes les fins. Nous pouvons communiquer des informations agrégées ou dépersonnalisées à nos partenaires ou autres. Par exemple, indiquer à un prospect de Norbert Tech le nombre moyen de réservations, de demandes d’intervention, le gain de temps et de productivité permis par les services Norbert Tech, etc., ou établir un partenariat avec des firmes de recherche ou des universitaires pour réfléchir au sujet de la productivité et du bien-être au travail.

Conservation des données personnelles

Nous ne conserverons vos Données Personnelles que le temps de votre inscription sur le Site afin d’assurer votre identification lors de votre connexion et, le cas échéant, la fourniture des produits ou services. Sauf lorsque les lois et les réglementations imposent une durée de conservation différente, nous conserverons vos Données Personnelles pour une durée strictement nécessaire conformément aux utilisations exposées dans la présente Charte.

Si vous procédez à votre désinscription du Site, vos Données Personnelles seront effacées et uniquement conservées à titre d’archive aux fins d’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat qui peuvent être archivées conformément aux dispositions du code de commerce relatives à la durée de conservation des livres et documents créés à l’occasion d’activités commerciales et du code de la consommation relatives à la conservation des contrats conclus par voie électronique.

Sécurité

Norbert Tech prend la sécurité au sérieux. Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de toutes vos Données Personnelles, afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous assurons un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données à protéger, eu égard au niveau technologique et au coût de mise en œuvre.

Toutefois aucune méthode de transmission de données via le réseau internet ou de stockage électronique n’est en mesure de garantir 100% de sécurité.

En conséquence, nous ne sommes malheureusement pas en mesure de garantir une sécurité absolue à vos Données Personnelles.

Par ailleurs, il vous incombe d’assurer la confidentialité du mot de passe vous permettant d’accéder à votre Compte. Ne communiquez cette information à personne. Si vous partagez votre ordinateur, n’oubliez pas de vous déconnecter avant de quitter un Service.

Cookies : comment les utilisons-nous ?

1.Qu’est ce qu’un cookie ?

Un cookie est un fichier texte susceptible d’être enregistré dans un terminal lors de la consultation d’un service en ligne avec un logiciel de navigation. Un fichier cookie permet à son émetteur, pendant sa durée de validité, de reconnaître le terminal concerné à chaque fois que ce terminal accède à un contenu numérique comportant des cookies du même émetteur.

2.A quoi servent les cookies émis sur notre Site ?

Les cookies que nous émettons nous permettent :

d’établir des statistiques et volumes de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant notre Site (rubriques et contenus visités, parcours), nous permettant d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie du Site et, le cas échéant, de nos produits et services. d’adapter la présentation de notre Site aux préférences d’affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d’affichage, système * d’exploitation utilisé, etc.) lors de vos visites sur notre Site, selon les matériels et les logiciels de visualisation ou de lecture que votre terminal comporte ; de mémoriser des informations relatives à un formulaire que vous avez rempli sur notre Site (inscription ou accès à votre compte) ou à des produits, services ou informations que vous avez choisis sur notre Site (service souscrit, contenu d’un panier de commande, etc.) ; de vous permettre d’accéder à des espaces réservés et personnels de notre Site, tels que votre Compte, grâce à des identifiants ou des données que vous nous avez éventuellement antérieurement confiées et de mettre en œuvre des mesures de sécurité, par exemple lorsqu’il vous est demandé de vous connecter à nouveau à un contenu ou à un service après une certain laps de temps.

3.Comment pouvez-vous contrôler les cookies utilisés ?

Vous pouvez à tout moment configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que des cookies soient enregistrés dans votre terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés (soit systématiquement, soit selon leur émetteur). Vous pouvez également configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que l’acceptation ou le refus des cookies vous soit proposé ponctuellement, avant qu’un cookie puisse être enregistré dans votre terminal.

Attention : tout paramétrage est susceptible de modifier votre navigation sur Internet et vos conditions d’accès à certains services nécessitant l’utilisation de cookies. Nous déclinons toute responsabilité s’agissant des conséquences liées au fonctionnement dégradé de nos services résultant de l’impossibilité d’enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que vous auriez refusés ou supprimés. Tel serait le cas si vous tentiez d’accéder à nos contenus ou services qui nécessitent de vous identifier. Tel serait également le cas lorsque nous (ou nos prestataires) ne pourrions pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par votre terminal, ses paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel votre terminal semble connecté à Internet.

Nous utilisons des outils de communication permettant de partager des liens avec certains réseaux sociaux. Si vous cliquez sur ces fonctionnalités, la société les fournissant peut collecter votre adresse IP, les pages que vous visitez sur notre site et peut placer des cookies lorsque vous êtes connecté à leurs services. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont gouvernées par la politique de confidentialité de la société en question. Pour plus d’informations sur les cookies déposés par ces réseaux sociaux, nous vous invitons à consulter leurs chartes de la vie privée accessibles via les liens suivants :

LinkedIn: http://www.linkedin.com/static?key=privacypolicy&trk=hbft_priv Facebook: http://www.facebook.com/about/privacy/ Twitter: https://twitter.com/privacy

Vos droits

Conformément aux articles 38, 39 et 40 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d’un droit d’interrogation et d’accès aux Données Personnelles vous concernant, d’un droit de rectification et de suppression concernant ces données ainsi que d’un droit d’opposition pour motif légitime à leur utilisation. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos Données Personnelles à des fins de prospection.

Vous pouvez contactez notre Service Client afin de mettre en œuvre votre droit d’opposition, d’interrogation, d’accès, de rectification ou de retrait des données à l’adresse électronique suivante : hello@flitdesk.com ou à l’adresse postale suivante : Norbert Tech SAS, 31 rue Censier 75005 Paris, en joignant à votre demande une copie d’un titre d’identité.

Par ailleurs, vous pouvez à tout moment vous désabonner de notre newsletter en cliquant sur la mention « Lien de désabonnement » qui figure sur chacune d’entre elles. En cas de problème de fonctionnement du lien de désabonnement, vous pouvez vous désabonner en envoyant un message à l’adresse suivante : hello@flitdesk.com.

Informations concernant les enfants

Nos Services ne s’adressent pas aux enfants de moins de 15 ans. Veuillez nous contacter si vous apprenez qu’un enfant de moins de 15 ans nous a fourni des renseignements personnels sans consentement.

Changements à ces règles de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la Charte à tout moment. Il est vous est donc recommandé de la consulter régulièrement. En cas de modification, nous publierons ces changements sur cette page et aux endroits que nous jugerons appropriés pour que vous sachiez quelles informations nous collectons, comment nous les utilisons, dans quelles circonstances, et le cas échéant, comment nous les divulguons. Si nous apportons des modifications matérielles, nous vous en informerons au moyen d’un email et d’un avertissement sur ce site avant la mise en application de la modification.

Votre utilisation après toute modification signifie que vous acceptez ces modifications. Si vous n’acceptez pas certaines modifications substantielles apportées à la présente Charte, vous devez arrêter d’utiliser le Site.

Contacter Norbert Tech

N’hésitez pas non plus à nous contacter si vous avez des questions sur les règles de confidentialité ou les pratiques de Norbert Tech. Vous pouvez nous contacter à l’adresse hello@flitdesk.com ou à notre adresse postale ci-dessous :

Norbert Tech\ 31 rue Censier\ 75005 Paris\ France